Chez nous, l’organisation, c’est la clé ! On aime travailler avec des outils simples, connectés et accessibles à toute l’équipe pour éviter la dispersion des informations et optimiser notre productivité. L’objectif ? Avoir un minimum d’outils à gérer pour rester efficaces.
Un peu de contexte pour comprendre nos usages :
Nous sommes un studio de design graphique composé de deux personnes à temps plein et d’une assistante administrative.
Selon les projets, nous créons des équipes sur-mesure avec des partenaires extérieur·e·s pour répondre au mieux aux besoins de nos client·e·s.
Nos échanges avec nos client·e·s sont essentiels, que ce soit en visio, par téléphone ou en présentiel.
Comme nous travaillons parfois en télétravail et que nos client·e·s sont souvent répartis aux quatre coins de la France, nous avons besoin d’outils collaboratifs et flexibles pour assurer une communication fluide et un suivi efficace.
Google est notre base, car notre mail est déjà sur Gmail, ce qui nous permet de centraliser nos données et de tout connecter facilement. Notion est notre tableau de bord principal, et pour le reste, on a sélectionné quelques indispensables qui s’intègrent bien à notre façon de travailler. Et bien sûr, on garde toujours un carnet sous la main pour nos idées et nos réflexions créatives !
Voici la boîte à outils qui nous accompagne au quotidien :
🔥 To-Do & Organisation
📌 Notion → Le cerveau numérique de notre studio ! C’est notre espace de travail tout-en-un où l’on centralise :
✔️ La gestion des tâches et des projets
✔️ Le suivi des client·e·s et partenaires
✔️ L’organisation des publications sur les réseaux sociaux
✔️ Nos process et templates pour gagner du temps
On a mis en place des modèles personnalisés pour standardiser certaines tâches et améliorer notre rapidité d’exécution. Plus besoin de repartir de zéro à chaque fois !
📆 Google Agenda → Indispensable pour gérer nos rendez-vous, proposer des liens pour échanger en visio, suivre les deadlines et coordonner l’équipe. Chaque membre a accès aux événements, et on peut même connecter des rappels pour ne rien oublier.
📅 Zcal → Un outil ultra pratique pour la prise de rendez-vous. On partage simplement notre lien, et les personnes peuvent choisir un créneau sans aller-retour interminable par mail. Nous avons fait trois versions de durée différente : rendez-vous de première rencontre, rendez-vous de lancement/présentation, rendez-vous "divers" pour être prêtes à toutes les situations. Bonus : l’interface est clean, personnalisable et agréable !
Pour un aperçu → https://zcal.co/les-alfredines/iambatman
📖 Carnets (oui, en papier !) → Parce que parfois, rien ne remplace l’écriture manuscrite. On les utilise pour nos réflexions créatives, nos brouillons d’idées ou même comme outil de déconnexion face aux écrans.
💰 Comptabilité
📄 Facture.net → Un service 100 % gratuit (des options sont payantes) et simple d’utilisation pour gérer nos factures et devis. Il nous permet de suivre nos paiements et d’éditer en trois clics des documents impeccables.
📊 Google Sheets → Notre tableau de bord financier. On l’utilise pour le suivi des dépenses, des rentrées d’argent et la gestion prévisionnelle. Grâce à lui on sait en permanence où en est comptablement chaque projet. Il est facile à partager et à modifier en équipe, ce qui nous permet d’avoir une compta toujours à jour. Nous avons conçu notre premier tableau de suivi comptable nous-mêmes en 2018 et chaque année nous travaillons à le perfectionner pour un suivi toujours plus efficace.
🤝 CRM & Contacts
📇 Google Contacts → Tous nos contacts client·e·s, partenaires et fournisseurs sont stockés ici. Comme tout est synchronisé avec notre compte Google, on peut y accéder également depuis le téléphone. Hyper pratique pour éviter de perdre des infos précieuses et savoir qui cherche à nous joindre.
📢 Communication
💬 Discord → Notre espace d’échange interne à l’écrit et à l’oral. On y crée des salons thématiques pour discuter des projets en cours, partager des ressources et brainstormer ensemble. C’est plus fluide que l’email et ça nous évite de nous noyer dans des dizaines de conversations WhatsApp.
📲 WhatsApp → Pour les échanges rapides avec les client·e·s et partenaires. Comme c’est un outil qu’iels utilisent souvent, cela facilite la communication et accélère les réponses pour les questions courtes.
🚀 En résumé !
On privilégie les outils connectés et intuitifs pour gagner en efficacité sans se noyer sous une tonne d’applications. Google est notre base, Notion notre QG, et quelques autres outils viennent compléter notre écosystème. Et pour garder un peu de spontanéité, on garde toujours un carnet à portée de main !